Het probleem van de vergeten fiets
De reparatie is af, je hebt de klant gebeld, en dan... niks. De fiets staat al twee weken in je werkplaats. Je hebt geen ruimte meer, maar je kunt het niet zomaar weggooien. En ondertussen betaalt niemand de factuur.
Dit overkomt elke fietsenmaker. Gemiddeld blijven drie tot vijf fietsen per maand langer staan dan gepland. Dat kost je werkplaatsruimte, administratietijd en soms de reparatiekosten zelf.
Stap 1: stel een ophaalbeleid op
Voorkom problemen door vooraf duidelijk te zijn. Hang een bordje in de werkplaats en zet het op je website:
"Fietsen die na 14 dagen niet zijn opgehaald worden in rekening gebracht met een stallingsvergoeding van 2,50 euro per dag. Na 90 dagen wordt de fiets eigendom van de werkplaats."
Dit is juridisch toegestaan mits je de klant vooraf hebt geïnformeerd. Zet het ook op het reparatiebonnetje.
Stap 2: stuur automatische herinneringen
De meeste klanten vergeten het simpelweg. Een herinnering lost 80 procent van de gevallen op:
- Dag dat de reparatie klaar is: "Je fiets is klaar! Je kunt hem ophalen tijdens openingstijden."
- Na 3 dagen: "Je gerepareerde fiets staat klaar in de werkplaats. Kom je hem ophalen?"
- Na 7 dagen: "Je fiets staat nu een week klaar. Na 14 dagen brengen we stallingskosten in rekening."
Met een automatisch systeem gaan deze berichten vanzelf uit zodra je een reparatie als klaar markeert.
Stap 3: de stallingsvergoeding
Na 14 dagen begin je met de stallingsvergoeding. Stuur een factuur per e-mail met de reparatiekosten plus de stallingskosten tot dat moment. De meeste klanten reageren dan alsnog, want nu kost het ze extra geld.
Houd de stallingsvergoeding redelijk: 1,50 tot 3 euro per dag is gangbaar. Dat is genoeg om klanten te motiveren maar niet zo veel dat het onredelijk overkomt.
Stap 4: na 90 dagen
Na 90 dagen is de fiets in de meeste gevallen juridisch jouw eigendom als je dit in je voorwaarden hebt staan en de klant aantoonbaar hebt proberen te bereiken. Je hebt drie opties:
- Verkopen om de reparatie- en stallingskosten te dekken
- Doneren aan een goed doel of sociaal project
- Gebruiken voor onderdelen in de werkplaats
Bewaar altijd de communicatiegeschiedenis (WhatsApp-berichten, e-mails) als bewijs dat je de klant hebt geprobeerd te bereiken.
Voorkom het met een aanbetaling
Bij duurdere reparaties (boven de 50 euro) is een aanbetaling van 50 procent een slimme zet. De klant heeft al betaald en zal eerder ophalen. En als diegene toch niet komt, dek je minstens de helft van je kosten.
Werkplaatsruimte is geld waard
Elke fiets die onnodig in je werkplaats staat neemt ruimte in die je kunt gebruiken voor reparaties die wel betalen. Vijf vergeten fietsen is een hele rij die je werkruimte verkleint.
Wil je je hele werkplaatsproces stroomlijnen? Vraag een gratis scan aan. Zonder kosten, zonder verplichtingen, en met Groei-of-Geld-Terug Garantie.